April 2016/2: Neues Preismodul

Saisontarife und flexible Mehrzeitberechnung

Es steht nun ein neues Preismodul mit flexibler Mehrzeitberechnung zur Verfügung. Das System errechnet anhand der Preisstaffel den günstigsten Preis und stellt diesen im Front- und Backend entsprechend der Eingabe dar.
Die Eingabe selbst wurde neu gestaltet, alle Einstellungen sieht man jetzt auf einer Seite.

Einen Saisontarif anlegen

  1. Damit Sie Saisontarife abbilden können, geben Sie in der Preisverwaltung (beta) das Gültigkeitsdatum ein, bis wann der Tarif gültig ist (z.B. Hauptsaison Sommer).
  2. Unter "Tarifberechnung bei Saisonpreisen" wählen Sie "Saisontarif" aus der Liste aus.
  3. Im Bereich Mehrdauer wählen Sie "Wiederholen mit 2. Staffel bei Überschreitung" und geben den Betrag für den eigentlichen Tarif (Hauptsaison Sommer) und den Betrag für die Überschreitung (Nebensaison Winter) an.

Einwegmiete-Modul optimiert

Wir haben das Einwegmiete-Modul optimiert:

  • Perfekte Darstellung im Belegungsplan
  • Umbuchung der Ressourcen direkt nach Eingabe im Belegungsplan.

Formularvorschau erweitert

Die Zahlart kann nun direkt in der Formularvorschau eingestellt werden.
Ist beim Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt, so kann diese in der Formularvorschau direkt passend eingespeichert werden.

Neuer Formulareditor

Der neue Formulareditor für Druck- und E-Mail-Formulare enthält unter anderem eine Live-Vorschau. Man kann nun im Tab "Vorschau" die Datensatz-ID (das ist die Buchungs-ID) angeben für den Vorgang, den man anschauen möchte. So können Sie Ihre Änderungen am Formular direkt an einem echten Vorgang überprüfen, bevor Sie speichern.

April 2016/1: Neue Buchungsapps

Die Buchungsapp für Ihre Kunden wurde neu entwickelt. Die App beinhaltet auch ein Modul für Paypal, mit dem die Kreditkarten mit Hilfe der Smartphonekamera live gescannt werden.

Paypal in der iOS App einrichten

Als Inhaber eines Paypal Geschäftskontos können Sie unter developer.paypal.com Ihre iOS Buchungs-App für die Zahlart Paypal einrichten. So können Ihre Kunden auch mit dem neuen Paypalmodul bequem bezahlen. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie unter Dokumentationen.

Weitere Neuerungen

  • Nach den Druckformularen gibt es jetzt auch bei den E-Mail-Formularen eine Live-Formularvorschau. So wird das Anlegen Ihrer E-Mail-Benachrichtigungen noch bequemer.
  • Datev-Schnittstelle: Einstellbare Soll-/Istversteuerung, Ausgabe mit Erlöskonten und Kostenstellen.
  • Alternative Termine: Es wird die nächstmögliche Anmietung unter Berücksichtigung der Öffnungszeiten sowie der eingestellten Vor- und Nachlaufzeiten angeboten. Die Darstellung der alternativen Termine wurde neu strukturiert und für mobile Endgeräte optimiert.

Dezember 2015: Elektronische Unterschrift

Druckkosten sparen mit papierlosem Workflow

Mit Hilfe der digitalen Unterschrift in der neuen KassaApp ist es direkt möglich, einem Vorgang die Unterschrift des Mieters und Kunden, des Fahrers und eines 2. Fahrers sowie des Vermieters zuzuordnen.

Die jeweilige Unterschrift wird später direkt in den Dokumenten, die dem Vorgang zugeordnet wurden, eingebettet und kann auf Mietverträgen und Bestätigungen mit ausgegeben werden. Die Signatur wird verschlüsselt gespeichert.

SMS-Versand über SMS kaufen

Der Anbieter smskaufen.com ist besonders interessant für Kunden im Ausland. Kostengünstige Preise ermöglichen Ihnen einen rentablen SMS-Versand als Service für Ihre Kunden. Unsere kostenfreien SMS-Textvorlagen stehen Ihnen zur Verfügung. Sprechen Sie uns einfach an!

Neue Statistik: Ihre besten Kunden

Um zu ermitteln, wer Ihre besten Kunden sind, gibt es nun eine neue Statistik. Auf dieser Basis können Sie zum Beispiel individuelle Marketingmaßnahmen starten. Nutzen Sie dafür auch die Möglichkeit, Ihre A-Kunden über eine passende Kundengruppe zu sortieren.

November 2015: Automatisierter Rechnungsversand

Wiederkehrende Rechnungen automatisch versenden

Das Modul "Regelmäßige Rechnungen" wurde jetzt um eine Automatisierungsfunktion erweitert. In den Kundenstammdaten können mehrere Jobs angelegt werden, die die Positionen, den Betrag, das Startdatum, Abrechnungsintervall sowie Enddatum der regelmäßig zu erstellenden Rechnung definieren.

Ebenfalls in den Kundenstammdaten unter "Kommunikation" können Sie eintragen, ob der Kunde regelmäßige Rechnungen erhalten soll und wenn ja, ob diese per E-Mail oder per Post versendet werden sollen.

Bei Postversand gehen die Rechnungen automatisch per PDF an ein Printcenter, das den Versand für Sie kostengünstig übernimmt.

Automatisiertes Mahnwesen

Auch das Mahnwesen kann nun komplett automatisiert betrieben werden. Hier werden die Einstellungen unter "Kommunikation" in den Personenstammdaten herangezogen. Die Mahnungen werden automatisch erstellt und ab Mahnstufe 3 über ein Printcenter per Post verschickt.

E-Mail Log

Eine Übersicht über alle versendeten E-Mails bietet das neue E-Mail Logbuch, das in der Formularvorschau jedes Vorgangs zu finden ist.

Oktober 2015: Bequem Formulare entwerfen mit der Live-Vorschau

Sie können kein HTML lesen und fanden das Erstellen von Formularen bisher mühsam? Das ist nun vorbei: Wir haben den Formulareditor erweitert und eine Live-Vorschau für die HTML- und die PDF-Version eingefügt. So können Sie Ihre Änderungen im Code sofort ansehen. Auch für die E-Mail-Vorlagen gibt es nun eine Direktvorschau.

Kundendaten ändern

Der Kunde kann nun während der Onlinebuchung seine Kundendaten selbst ändern. Im Backend erscheint dann eine Meldung "Kundendaten wurden geändert", damit Ihr Mitarbeiter bei der Abholung dies nocheinmal gegenprüfen kann.

Automatisierter Rechnungsversand per Post

Der Aufwand, eine Rechnung selbst auszudrucken, zu falzen, zu kuvertieren und dann zur Post zu bringen lohnt sich in vielen Fällen nicht. Nutzen Sie ein Printcenter, das diese Aufgaben für Sie erledigt.

Neu ist die Möglichkeit, direkt aus der Software heraus das Dokument für den Postversand an Ihren Dienstleister zu senden. Öffnen Sie dafür die Formularvorschau und klicken Sie im Menü unten auf den Tab "Postversand".

Nähre Informationen zur Einrichtung erhalten Sie von uns.

Weitere neue Funktionen:

  • PLZ-Datenbanken auch für alle weiteren europäischen Länder verfügbar, außerdem sowohl in der Personenmaske als auch beim Fahrer verfügbar
  • Rechnungsversand: Icons für Status "zu versenden", "versandt" und "erhalten"
  • Für reines Flottenmanagement kann man alle Preislisten global ausblenden

September 2015/2: Sofortüberweisung

Bieten Sie Ihren Kunden die Zahlart Sofortüberweisung an

Bei der Zahlart Sofortüberweisung, angeboten von einem Münchner Unternehmen, wird die Zahlung direkt vom Bankkonto des Kunden abgewickelt. Sie erhalten die Zahlung zwar nicht sofort, aber eine Zahlungsbestätigung und können nun wie bei Zahlart "Vorkasse" agieren. Das Unternehmen verlangt dabei maximal 1% Zahlgebühr pro Transaktion und gehört damit zu den günstigsten Anbietern.
In den Globalen Einstellungen unter "Mandant" können Sie Ihre UserID und die Projektnummer Ihres Sofortüberweisung-Accounts eintragen.

Sonderzahlart "Bei Abholung" im Frontend

Für bestimmte Kundentypen, z.B. "Hotels/Vermittler", kann in den Systemparametern die Zahlart "Bei Abholung" im Frontend aktiviert werden. Meldet sich die Person mit diesem Kundentyp dann im Frontend an, wird automatisch Zahlung bei Abholung angeboten.

Weitere Erweiterungen:

  • Das Mahnmodul wurde um 2 Inkassostufen erweitert
  • Internes Bemerkungsfeld jetzt auch in der Stornierung: somit können Bemerkungen hinterlegt werden, die nicht vom Kunden gelesen werden sollen.
  • Detaillierte Rechtevergabe erweitert: Mitarbeiter darf stornierte Vorgänge wiederherstellen
  • Neues Versand-Log für SMS
  • Anzeige Vorgangsliste: Offener Betrag wird nur noch angezeigt, wenn der Vorgang abgerechnet ist

September 2015: Neuer Assistent: Schnelle Sammelbuchung

Schnell mehrere Ressourcen vermieten

Mit dem neuen Assistenten für die schnelle Sammelbuchung können Sie bequem und zügig eine oder mehrere Ressourcen vermieten.
Klicken Sie auf das Blitzsymbol in der Toolbar, um den Assistenten zu öffnen. Füllen Sie alle benötigten Felder aus, wählen Sie einen Kunden durch Eingabe in das Textfeld oder legen Sie die Kundendaten neu an. Auch Änderungen z.B. an der Adresse können hier vorgenommen werden.
Zum Schluss können Sie beim Abspeichern der Buchung bereits Zahlungen verbuchen und die Formulare drucken.

PLZ-Verzeichnis: Kunden noch schneller und komfortabler anlegen

Geben Sie in den Kundenstammdaten bei der Adresse lediglich die PLZ an, der Ort wird automatisch eingefügt. Im Verzeichnis sind alle Postleitzahlen Deutschlands.

Weitere Optimierungen:

  • In den Globalen Einstellungen kann ab sofort hinterlegt werden, welche E-Mail-Vorlage für den Versand von Provisionsabrechnungen verwendet werden soll.
  • Mit dem neuen Zurück-Button im Vorgang kommt man schnell wieder zur Buchungsübersicht.
  • Um Fehler und Missverständnisse zu vermeiden, wird bei Buchungen über das Backend, die in der Vergangenheit liegen, eine entsprechende Meldung ausgegeben.

August 2015: Kundenbindung über E-Mails

Nutzen Sie das Potenzial der zentralen E-Mail-Fußzeile

Unter dem Menüpunkt "Formulargestaltung" können Sie zentrale E-Mail-Kopf- und Fußzeilen festlegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihren Kunden einen direkten Mehrwert zu bieten.
Sie könnten beispielsweise einen QR-Code als Bild einbinden, der die Kontaktdaten Ihres Unternehmens enthält. Wenn Sie eine Buchungsapp anbieten, binden Sie doch das Logo des App-Stores ein und versehen Sie es mit dem Link zur App, damit Ihre Kunden sie bequem herunterladen und installieren können.
Sie könnten auch eine Werbeanzeige mit einem aktuellen Sonderangebot einbinden.

Um die Bilder in der Fußzeile zu positionieren, laden Sie sie unter Formulargestaltung > Datei hochladen auf den Server hoch. Sie bekommen dann per Klick aufs Bild den Link angezeigt, mit dem Sie es einbinden können. Bitte beachten Sie, dass bei E-Mails immer die vollständige URL zur Datei angegeben werden muss.

Feintuning Systembenachrichtigung

Bei ausgefüllter Bemerkung, auch interner Bemerkung, wird eine Kopie der Buchungs-E-Mail an die in den Globalen Einstellungen hinterlegte E-Mail-Adresse versendet.

Suche nach Personen

In der Personenverwaltung gibt es neu die Funktion "Auch ähnliche Namen finden". So werden nicht nur die Ergebnisse mit exakt der gleichen Schreibweise angezeigt, sondern auch ähnliche Einträge.

Juli 2015: Neues Modul Standard-Kaution

Standardkautionen festlegen für In- und Auslandsfahrten

Bisher konnte für jeden Vorgang unter "Bezahlinformationen" eine Kaution hinterlegt werden. Mit dem Modul "Standardkaution" wird dieser Prozess nun vereinfacht.

Es kann für jede Ressourcensubgruppe eine passende Standardkaution hinterlegt werden. Diese Kaution ist spezifizierbar nach "Standard, Auslandsfahrt, Ausländischer Führerschein". Im Vorgang wird dann automatisch die entsprechene Kaution bei Bezahlinformationen eingefügt.

Das Modul selbst ist kostenlos, es fällt lediglich eine kleine Einrichtungspauschale von 10.- Euro netto an. Unter https://support.phcom.de/tutorials/standardkaution.html finden Sie ein Tutorial zur Einrichtung und Benutzung.

Datev-Schnittstelle

Für den Export Ihrer Daten zu Datev steht die Statistik "ST - Export für Datev" zur Verfügung. Datev ist eine Software für Faktura, Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Steuern und mehr, die direkt an die Vermietsoftware angebunden werden kann.

Weitere Erweiterungen:

  • Formulare kopieren: Mit dem neuen Button "Als neues Formular abspeichern" in der Formular-Bearbeiten-Maske
  • Funktion Mailkopie an SystemMail erweitert: Aktuell nur bei hinterlegter Kunden-Bemerkung, erweitert auf interne Bemerkung.
  • Popup interne Fahrzeug-Bemerkung: Feld in der Fahrzeug-Verwaltung "Bemerkung intern". Dieses poppt bei der Abholung + Rückgabe auf wenn es ausgefüllt ist.
  • SMS-Modul erweitert: Fahrer 2 bekommt nun auch eine Info-SMS
  • Tab Abholung und Rückgabe: weitere Spalte "Station"

Juni 2015/2: Neue Funktion im Belegunsplan

Rot zeigt überfällige Vorgänge an

Wenn eine Abholung oder eine Rückgabe bereits überfällig ist, ist dies nun auch bei geschlossenem Tab erkennbar: Der entsprechende Begriff wird rot.

SMS-Versand mit eigener Nummer

Um Ihre automatischen SMS mit einer eigenen Nummer zu versenden, können wir einen eigenen individuellen SMS-Versand einbinden. Hierfür benötigen wir lediglich Ihre SIM-Karte.

Modul Benutzer-Provision

Das Modul Benutzer-Provision stellt eine Erweiterung zum Provisionsmodul dar. Es können für einen Provisionsempfänger mehrere Mitarbeiter eingerichtet werden, deren Umsätze dann automatisch dem in ihren Stammdaten hinterlegten Provisionsempfänger zugeordnet werden.
Zuerst in der Benutzerverwaltung des Mitarbeiters den Provisionsempfänger auswählen. Wenn dann der Benutzer einen Vorgang anlegt, wird automatisch der hinterlegte Provisionsempfänger verwendet. Es ist weiterhin möglich, zusätzlich manuell einen weiteren Provisionsempfänger auszuwählen.
Anwendungsgebiete wären zum Beispiel eine Agentur oder ein Callcenter, deren Mitarbeiter direkt einbuchen sollen.

Juni 2015: Mehr Online-Auslastung

Neues Modul "Alternative Zeiten" verfügbar

Für mehr Online-Auslastung und weniger telefonische Anfragen ist für Nutzer des Moduls "Alternative Termine" nun die Erweiterung "Alternative Zeiten" verfügbar. Kurz zusammengefasst: Bisher wurden dem Kunden in der Onlinebuchung bei Nichtverfügbarkeit alternative Termine an freien Tagen angeboten, zu denen der Mietartikel wieder verfügbar wäre. Die Erweiterung "Alternative Zeiten" zeigt Ihrem Kunden nun auch am gleichen Tag alternative Uhrzeiten an, zu denen der Mietartikel abgeholt bzw. zurückgegeben werden kann. Sprechen Sie uns an, wir erstellen Ihnen gerne ein Angebot.

SMS-Modul schneller

Wir haben die Kapazität vom SMS-Server verdoppelt. Die Zustellung der SMS dauert ab sofort in 98% der Fälle maximal eine Minute.

Direkt E-Mails schreiben und versenden

In der Vorgangsübersicht gibt es bei Person nun einen Button, mit dem Sie direkt eine E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse schreiben können.

Modul "Fahrbar mit Führerscheinklasse"

Zur Obliegenheitspflicht bei der Vermietung von Fahrzeugen gehört die Sicherstellung, dass jedes Fahrzeug nur an einen Mieter mit passender Führerscheinklasse übergegeben wird. Mit diesem Modul, das für alle unsere Kunden kostenfrei verfügbar ist, können Sie die Führerscheinklassen genau angeben.

Schritt 1: Über die Systemparameter > Person - Führerscheinklasse die Führerscheinklassen definieren
Schritt 2: In Globale Einstellungen > Person "In Personenmaske Führerscheindatum und Klasse ist Pflicht" einstellen
Schritt 3: In Fahrzeuggruppen > Eigenschaften die passenden Führerscheinklassen aktivieren

Ihr Draht zu uns

Wie im PHCOM-Newsletter genauer beschrieben erreichen Sie uns nun noch besser. Über die zentrale Telefonnummer +49 711 8387210 können Sie Ihr Thema wählen und werden direkt zum zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Sie möchten uns eine Nachricht senden? Nutzen Sie einfach das Kontaktformular auf der Webseite oder im Support Center.

Eilmeldung 22. Mai 2015: Sofortiges Serverupdate

Logjam: Sicherheitslücke für verschlüsselte Verbindungen

Liebe Kunden,

wie Sie vielleicht bereits wissen, haben Forscher eine gefährliche Sicherheitslücke für verschlüsselte Verbindungen entdeckt. Dies bedeutet, dass eventuell dritte Personen die Daten, die zwischen Webserver und Client ausgetauscht werden, abfangen können.

Deshalb ist von unserer Seite ein sofortiges Update unserer Server für ASP- (Miet-)Kunden notwendig. Dies wird jedoch zur Folge haben, dass nicht mehr mit Windows XP und Internet Explorer 8 oder älter auf unsere Server zugegriffen werden kann!
Sollten Sie noch ein derart veraltetes System benutzen, empfehlen wir dringend, dieses upzudaten und grundsätzlich den von Sicherheitslücken geplagten Internet Explorer zu meiden. Bessere, kostenlose Browser sind Mozilla Firefox oder Google Chrome. Halten Sie außerdem die Browser auf allen Ihren Computern immer aktuell und installieren Sie zügig die angebotenen Updates.

Mehr zum Thema finden Sie auf www.heise.de/newsticker/meldung/Logjam-Attacke-Verschluesselung-von-zehntausenden-Servern-gefaehrdet

Mai 2015/2: Neuer, optimierter Kopfbereich mit schneller Navigation

Platzsparend, schnell, funktional

Der weiterentwickelte, platzsparende Kopfbereich der Software vereint schnell erreichbar alle Steuerfunktionen und Menüpunkte mit den Infos zu User, Sprache und Support.

Sie können nun alle Menüpunkte noch schneller erreichen und haben gleichzeitig mehr Platz für die Inhalte und den Belegungsplan.

Der neue Kopfbereich wird im Laufe des 20.5.2015 kostenfrei für alle User der Vermietsoftware-Produktgruppe aktiviert.

Im Detail:

  • Das Hauptmenü ist nun horizontal, ebenso das Untermenü. Das spart Platz!
  • Die Bedienbarkeit wurde optimiert: das jeweils aktive Untermenü ist immer offen, gleichzeitig sind auch alle anderen Untermenüs mit nur einem Klick erreichbar.
    Zusätzlich ist es wie früher auch möglich, durch Klick auf einen Hauptmenüpunkt dessen Untermenü zu öffnen.
  • Per Klick auf das Logo gelangen Sie zur Startseite. Ein eigenes Logo kann in den Globalen Einstellungen unter "Individuelles Banner" hochgeladen werden, wir empfehlen eine PNG-Datei.
  • Das Fragezeichen führt Sie zum Support Center.
  • Noch schneller geht es mit der Schnellsuche: Geben Sie im Suchfeld Ihren Suchbegriff ein, Sie erhalten dann direkt alle Beiträge zum Thema.
  • Wechseln Sie bei aktiviertem Sprachmodul hier auch bequem die Sprache.
  • Der jeweils angemeldete Nutzer wird angezeigt.
  • Über "Logout" können Sie sich schnell aus der Software ausloggen.
  • Für die Bedienung auf Tablet und Smartphone steht jeweils automatisch eine optimierte Ansicht zur Verfügung.

Mai 2015: Neues und Erweiterungen

Im letzten Newsletter haben wir auf das Online-Going des neuen Support Centers hingewiesen. Nun ist einige Zeit ins Land gegangen und Sie konnten vielleicht bereits das ein oder andere im Support Center nachlesen. Hat es Ihnen geholfen?

Wir würden uns sehr über Ihre Rückmeldungen freuen und sind immer für Anregungen offen.

Zahlen mit Skonto

Ab sofort gibt es eine neue Zahlart, um Vorgänge mit Skonto zu verbuchen. Das Angebot von Bezahlung mit Skonto hilft, eine gute Zahlungsmoral Ihrer Kunden zu. Beachten Sie hier auch die gesetzlichen Regelungen im Hinblick auf die Umsatzsteuer, es lohnt sich!

Behördenauskunft

Mit dem Modul "Behördenauskunft" kann zu jedem Vorgang bei Bedarf ein Behördenanschreiben generiert werden. Inhalt sind Angaben zum Mieter wie Adresse und Geburtsdatum sowie das vermietete Objekt.

Neu ist die Angabe von Daten zu einem zweiten Mieter, sofern dieser hinterlegt ist.

Tarif bei Verlängerung

Ab sofort gibt es in der Buchungsübersicht die Auswahlmöglichkeit, den Tarif bei Verlängerung nicht zu wechseln.

Standardmäßig wird bei einer Verlängerung der Preis neu berechnet und wieder der günstigste Tarif zugrunde gelegt.

April 2015: Support Center online

Hilfebereich mit Dokumentationen und Tutorials

Wir sind immer bestrebt, den Service und Support für unsere Kunden zu verbessern. Daher freuen wir uns, Ihnen unser neues Support Center präsentieren zu können.

24 Stunden erreichbar und immer aktuell finden Sie dort Tutorials, eine komplett überarbeitete Dokumentation der Software sowie unseren bewährten FAQ-Bereich. Nutzen Sie die Suchfunktion, um schneller zu Ihrem gewünschten Thema zu gelangen.

Das Support Center ist auch bequem von Ihrem Software-Backend aus erreichbar. Klicken Sie einfach rechts oben auf "Hilfe"

Aktuelle Erweiterungen:

In der Personenmaske werden jetzt noch zusätzlich zu den Führerscheindaten die Führerscheinklasse und das Ausstellungsdatum erfasst.

In der Statistik wurde die Abfrage "Übersicht Sammelvorgänge" erstellt

März 2015: Sicherer Mailversand über Amazon SES

Schneller, zuverlässiger, datenschutzkonform

Unsere Software kann nun auch mit den Amazon Simple E-Mail Services (Amazon SES) verbunden werden. Dieser Service eignet sich vor allem für Transaktions-E-Mails wie Auftragsbestätigungen, Status-Benachrichtigungen usw., aber auch Marketing-E-Mails, um die eigenen Mail-Server von Spitzenlasten zu befreien.

Seit ungefähr einem Jahr wird der Service für deutsche Kunden auf europäischen Servern betrieben. Das bedeutet sowohl geringere Latenzzeiten und zuverlässige Zustellung, als auch die Einhaltung europäischer Datenschutzgesetze.

Amazon SES erhebt geringe Gebühren in Abhängigkeit von der Anzahl der gesendeten E-Mails, deren Größe bei der Datenübertragung und den Anhängen. Man bezahlt also nur das, was man auch nutzt.

Unser Aufwand für die Einrichtung in Ihrem Software-Account sind einmalig 100 Euro netto. Der Betrieb ist im ersten Jahr kostenlos, später 9,90 Euro netto monatlich. Sprechen Sie uns einfach an!

Februar 2015/2: Zahlungen sofort einbuchen

Zahlungen sofort einbuchen

Im Vorgang kann per Klick auf "Zahlung vollständig einbuchen" schnell und unkompliziert eine Zahlung des kompletten Rechnungsbetrags eingebucht werden.

Excel-Exportschnittstelle

Die Excel-Exportschnittstelle wurde um einige Felder erweitert. Über diese Schnittstelle können Daten aus der Software an ein externes Buchhaltungsprogramm weitergegeben werden.

Übrigens: Auch der umgekehrte Weg ist möglich. Wir können sowohl Ihren Kundenstamm als auch Fahrzeuge und Vorgänge aus externen Programmen, z. B. Ihrer Vorgängersoftware, übernehmen.

Weitere Optimierungen

Wird eine Person als Firma angelegt, werden die Pflichtfelder entsprechend angepasst. So muss z.B. nicht mehr zwingend ein Name/Vorname oder das Geburtsdatum angegeben werden, ebensowenig die Führerscheindaten.

In den Globalen Einstellungen kann eingestellt werden, dass der Button "Drucken 2x" in der Formularvorschau ausgeblendet werden kann. In den Globalen Einstellungen kann ein Formular "Lieferschein" definiert werden, dies war bisher nur über Freitextformulare möglich.

Februar 2015/1: Belegungsplan optimiert

Jetzt noch schneller!

Wir haben die hinter dem Belegungsplan liegende Abfrage optimiert. Dadurch baut er sich um ca. 10% schneller auf.

Mehr Übersicht

Alle nicht vollständig bezahlten Buchungen haben ab sofort im Belegungsplan ein $! Zeichen vorangestellt.

Das Layover, welches beim Überfahren eines Vorgangs mit der Maus erscheint, enthält nun zusätzlich die Angaben von Brutto- und Nettopreis sowie der virtuellen Station.

Über Stammdaten > Ressourcengruppen kann man einstellen, ob die ganze Gruppe im Belegungsplan angezeigt werden soll oder nicht.

Fahrzeuggruppen-Schnellauswahl

Über den einzelnen Kategorien haben Sie die Möglichkeit, alle Einträge per Klick auf die Hauptkategorie schnell auszuwählen. Z.B. klicken Sie auf "Anhänger" und es werden im Auswahlfeld alle Kategorien, welcher der Hauptgruppe Anhänger zugeordnet sind, dargestellt.

Per Klick auf eine Ressource in der linken Spalte des Belegungsplans gelangen Sie zur Fahrzeug-Schnellauswahl. Hier können Sie die Ressouce direkt bearbeiten, sperren, gelangen zu Fahrtenbuch, Wartungsübersicht und zum Dokumentenmanagementsystem.

Januar 2015/2: Optimierte Formulareingabe für mobile Geräte

Noch Bequemeres Buchen mit Smartphone und Tablet

Damit Ihre Kunden noch bequemer mit mobilen Geräten wie Smartphone und Tablet buchen können, haben wir die Formulareingabefelder in der Onlinebuchung optimiert.
Beim Tippen in das entsprechende Feld wird automatisch die passende Eingabemöglichkeit präsentiert, z. B. ein Nummernblock bei der Telefonnummer.

Gesamtumsatz der AVS Produktgruppe

Unter Gesamtumsatz zeigen wir live und anonym die aktuellen, mit der AVS Produktgruppe erzielten Gesamtumsätze und -Vorgänge unserer Kunden.

Weitere Neuerungen

  • Erweiterung der verfügbaren Sprachen auf Italienisch
  • Optimierte Artikelverwaltung (Einkaufspreise, Verkaufspreise, Artikeldetails etc.)
  • Neue, für Fahrzeugverkauf optimierte Formulare
  • Bis zu 10 Freitextformulare
  • Anzeige von Alternativen in der Schnellbuchung bei "nicht verfügbar"

Januar 2015: Neuerungen zum Jahreswechsel

Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung

Mit der Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung rückwirkend zum 01. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz werden seit 2011 ausgestellte PDF-Rechnungen vom Finanzamt grundsätzlich akzeptiert, auch wenn diese nicht digital signiert sind. Es sind keine aufwändigen elektronischen Verfahren mehr notwendig, um die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts oder die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten. Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist somit eine qualifizierte elektronische Signatur nicht mehr Pflicht:
Bundesministerium für Finanzen: Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung (PDF)

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Im DMS können ab sofort auch bequem per Drag&Drop Dokumente hochgeladen werden, auch mehrere Dateien gleichzeitig.

Automatische Erinnerung an Wartungstermine

Mit dem Cronjob "Fahrzeuge Wartung per E-Mail zusenden" können Sie jeweils Montagnacht automatisch eine E-Mail mit der Wartungsübersicht der kommenden Woche an den Fuhrparkmanager als Erinnerung versenden lassen.

Suchfunktion bei Kundendaten

Im Feld "Kundendaten" können Sie direkt nach einer bestimmten Person suchen mit dem Schema "Nachname, Vorname", z. B. "Jürgens, Udo". Geben Sie stattdessen mit Leerzeichen getrennte Suchworte in der Form "Vorname Nachname Firma" ein, so bekommen Sie als Suchergebnis alle Einträge, die einen oder mehrere der Begriffe enthalten.

Dezember 2014/2: Kundenbindung mit der Kundenkarte

Unser Weihnachtsgeschenk an Sie als Mietkunde oder Kaufkunde mit Wartungsvertrag und Sie als Neukunden bis zum Jahresende 2014!

Die persönliche Kundenkarte ist ein wichtiges Instrument der Kundenbindung. Mit dem Modul "Kundenkarte" stellen wir Ihnen ein innovatives Tool vor, um mit einem Klick eine Kundenkarte zu erstellen und zu überreichen.

Auf unserer Kundenkartenvorlage werden die Kundennummer, Name, E-Mail-Adresse und ggf. Rabatthöhe des Kunden sowie die URL Ihrer Webseite und Ihre Hotline aufgedruckt. Der Kunde hat damit immer sofort alle wichtigen Daten zur Hand.

Das passende DIN-A4-Papier, welches eine Karte zum Abtrennen enthält, können Sie von uns beziehen und kann mit jedem beliebigen Laserdrucker bedruckt werden. Die Kundenkarte kann auch bequem per E-Mail versendet werden.

Sprechen Sie uns an – nach einer einmaligen kurzen Einrichtung können auch Sie Ihren Kunden ab sofort eine persönliche Kundenkarte überreichen.

Dezember 2014: Onlinebuchung personalisieren

Neue Funktion: HTML Kopf- und Fußzeilen

Um das Onlinebuchungsfrontend noch weiter zu personalisieren und die Darstellung im Pop-up-Fenster zu verbessern, gibt es jetzt die Möglichkeit, einen eigenen HTML-Header und -Footer einzufügen. Dies geschieht unter Verwaltung > Systemparameter > Frontend - Einstellungen. In dem Feld "Individuelles CSS" können Sie dann Ihre CSS-Anweisungen unterbringen.

Alternativ kann die Onlinebuchung auch mit einem Apache2-Proxy eingebunden werden, um die Lösung mit Pop-Up-Fenster zu umgehen. Dies setzt allerdings voraus, dass Webseite und Backend auf einem von uns betreuten Server laufen. Sprechen Sie uns hierzu einfach an!

November 2014/2: Kunden besser erreichen mit dem SMS-Modul

Schnelle und einfache Kommunikation mit Ihren Kunden

Mit dem SMS-Modul halten Sie Ihre Kunden immer auf dem Laufenden. Die Kunden erhalten direkt nach ihrer Reservierung die betreffenden Informationen zur Buchung zugesandt. Lassen Sie das System automatisch SMS an den Kunden versenden, wenn der Abhol- oder der Rückgabetermin unmittelbar bevorsteht oder senden Sie automatisch eine Erinnerungs-SMS, wenn die Mietsache überfällig ist.

Weitere Einsatzgebiete sind die Buchungscodes, die zur Validierung einer angegebenen Mobilnummer verwendet werden, damit Sie Ihre Kunden immer auch erreichen können. So können Sie ihnen auch das zugewiesene Kennzeichen übermitteln oder sich nach der Buchung bei Ihrem Kunden bedanken.

Besonders praktisch ist die Möglichkeit, auch an eine in den Fahrzeugstammdaten hinterlegte Mobilnummer eine SMS vor oder nach einer Buchung zu versenden. So können Sie auch z.B. per SMS elektronische Zündschlösser aktivieren und deaktivieren.

Die Texte für Ihre SMS können Sie unter "Formulargestaltung" bearbeiten und in den Globalen Einstellungen den einzelnen Aktionen zuweisen.

November 2014: Modul Virtuelle Stationen

Verwalten Sie bequem mehrere Übergabeorte

Virtuelle Stationen

Mit dem Modul Virtuelle Stationen können Sie für eine Standort-Basis mehrere Übergabeorte, also virtuelle Stationen, einrichten. Diese können in der Onlinebuchung oder von Agenturen wie eine normale Station ausgewählt werden. In der Stationsverwaltung können Sie Vorlauf- und Nachlaufzeiten zum Mietvorgang einpflegen. Das System kalkuliert dann automatisch die angegebene Zeit ein, die z.B. benötigt wird um das Mietfahrzeug zum Übergabeort zu bringen und dort wieder abzuholen.

So können Sie Ihren Kunden einen Mehrwert bieten und z. B. Kooperationen mit Flughäfen, Hotels etc. eingehen, um Ihren Umsatz mit wenig Aufwand zu steigern. Über das Provisionsempfängermodul können die Vermittler bequem verwaltet werden.

Oktober 2014: Neue Funktionen in Backend und App

Abholung/Rückgabe

Bei Abholung und Rückgabe erscheint jetzt beim Klick auf "ok" ein Bestätigungsfeld, das die Kundendaten nocheinmal zur Prüfung bereithält. Dies soll verhindern, dass versehentlich ein falscher Vorgang verarbeitet wird.

Gesamt-km als Pflichtfeld

Über die Systemparameter kann man für die Onlinebuchung das Feld "Gesamt-km" als Pflichtfeld definieren. Dem Kunden wird dann von vornherein ein zu seinen geplanten Gesamt-km passender Tarif angezeigt. Voraussetzung hierfür ist, dass das Fahrzeug mit Kilometerzähler arbeitet, ansonsten kann die Funktion "Gesamt-km" allgemein nicht benutzt werden.

Kalendertool für die iOS- und die WebApps

KalendertoolFür die Auswahl des Datums in der Buchung gibt es nun einen übersichtlichen Kalender, der durch Tippen auf das Kalendericon angezeigt wird. So kann das Mietdatum noch bequemer ausgewählt werden. Eine Demoversion der iOS-App finden Sie kostenlos im Apple Appstore. Die Webapp für alle mobilen Geräte können Sie in unserer Onlinedemo live ausprobieren.

September 2014: Neue personalisierbare Apps

Buchungsapp

Die Buchungsapp ist ein mächtiges Instrument der Kundenbindung. Ihre Kunden können über diese App bequem von ihrem iPhone oder iPad aus Buchungen bei Ihnen tätigen. Die App kann auf Ihre Marke gebrandet werden. Senden Sie uns dazu lediglich Ihr Logo entsprechend den Spezifikationen, die Sie auf unserer Software-Webseite unter FAQ nachlesen können.

AVS-Musterapp im AppStore ansehen

Buchungsapp

Stationsapp

Mithilfe der Stationsapp kann an den einzelnen Vermietstationen auf umfangreiche und kostenintensive PC-Installationen verzichtet werden. Jede Station hat nur noch ein iPad, das die Stationsapp beinhaltet. Mit ihr können einfach und sicher Buchungen angenommen und verwaltet werden. Gewohnte Funktionen wie die schnelle Eingabe von Schäden direkt an der Mietsache sind weiterhin vorhanden.

Stationsapp im AppStore ansehen und testen

Beide Apps können wir demnächst auch für Android und Blackberry sowie Windows Phone anbieten.

August 2014: Optimierte Onlinehilfe

Erleichterte Bedienung

Um die Bedienung noch einfacher zu gestalten, haben wir die Onlinehilfe optimiert. Sie wird jetzt live in Form eines Tooltips angezeigt und garantiert komfortables und schnelles Arbeiten. Wir haben außerdem die Hilfetexte für Sie erweitert und überarbeitet.

Freitextformulare

Alle Freitextformulare werden jetzt bequem über den Formulareditor gepflegt, die Eingabe und Bearbeitung der Formulare geht somit deutlich schneller.

Anhängermanager24

Neu verfügbar ist ab sofort der Anhängermanager24. Er bietet den Komfort der PHCOM Vermietsoftware mit speziellen Erweiterungen und Formularen für die Anhängervermietung. Mehr Informationen auf www.anhänger-manager24.de

Neuer Server für die Miethomepages

Ab sofort steht für die Miethomepages ein neuer Server zur Verfügung. Dieser ist um Faktor 5 schneller und lässt somit die Webseiten noch schneller laden und darstellen.

Juli 2014: Neue Funktionen im Backend

Kontakte zusammenlegen

In der Personenverwaltung gibt es nun die neue Funktion "Kontakte zusammenlegen", mit der Sie Ihre Stammdaten von Duplikaten befreien können.

Kontakte

Vorgang ändern

Der neue Button "Übernehmen und drucken" spart Zeit, wenn ein Vorgang geändert werden musste. Die Änderungen werden sofort übernommen und direkt im Anschluss das Formular gedruckt.

Bankverbindung in Formularen

In der Verwaltung kann nun für jeden Mandanten die Bankverbindung mit IBAN angegeben werden. Diese können dann automatisch per Platzhalter in den Formulartext eingefügt werden und sind so durch die zentrale Verwaltung leicht zu pflegen.

Juni 2014/2: Neue AVS-Onlinebuchung

Ab sofort verfügbar: die neue Onlinebuchung! Sie passt sich dynamisch und flexibel dem jeweiligen Ausgabegerät an, ob Smartphone, Tablet oder Desktop-PC.

Onlinebuchung

Im Backend können unter "Systemparameter - Frontend Einstellungen" weitere CSS-Regeln eingefügt werden, mit denen Sie die Onlinebuchung optisch an Ihren Webauftritt anpassen können.

Die neue Onlinebuchung gibts live zum Ausprobieren auf unserer Demo. Kontaktieren Sie uns für ein Angebot!

Juni 2014/1: Neuer FAQ-Bereich

Unter https://www.autovermietung-software.com/faq/ haben Sie nun neu die Möglichkeit, häufig gestellte Fragen und unsere Antworten darauf einzusehen. Hier finden Sie auch Tutorials zu verschiedenen Bereichen der Software mit selbsterklärenden Screenshots.

Der FAQ-Bereich wird ständig von uns gepflegt und weiter aufgebaut. Wenn Sie ein weiteres Thema oder eine Frage haben, die die Bedienung oder auch ganz allgemein unsere Software betrifft, sprechen Sie uns einfach an!

Mai 2014: Formulargestaltung

Standardisierte Kopf-/Fußzeilen für Druck- und E-Mail-Formulare

Unter dem Link "Formulargestaltung" gibt es jetzt neu die Möglichkeit, standardisierte Kopf-/Fußzeilen sowohl für die Druckformulare als auch für E-Mail-Formulare zu erstellen. Hier können Sie Ihr Logo hochladen, Adressdaten angeben und so weiter. Als Bildformat für E-Mail-Vorlagen eignet sich am besten eine PNG-Grafik in Endgröße, die dann auch von Outlook Express korrekt dargestellt wird. Für jedes Formular können Sie dann jeweils direkt entscheiden, ob die Kopf- oder Fußzeile verwendet werden soll oder nicht.

SMS-Cronjobs

In einem unserer vorhergehenden Newsletter haben wir das Thema Cronjobs angesprochen, mit denen Sie automatisiert wiederkehrende Aufgaben erledigen lassen können. Unsere Software bietet auch die Möglichkeit, über Cronjobs automatisiert SMS an Ihre Kunden versenden zu lassen, zum Beispiel:

  • Benachrichtigung Fahrzeug vor Buchung
  • Benachrichtigung Fahrzeug nach Buchungsbeginn
  • Benachrichtigung Kunde vor Buchung
  • Benachrichtigung Kunde nach Rückgabe
  • Benachrichtigung Kunde vor Mietende
  • Benachrichtigung Kunde nicht zurückgebracht

April 2014: Callcenter Service

Persönlich Buchen rund um die Uhr

Mit dem PHCOM Callcenter Service erhalten Sie ganz ohne Personalaufwand mehr Buchungen. Die geschulten Mitarbeiter des Callcenters sind 7 Tage die Woche für Ihre Kunden da und nehmen in Ihrem Namen Buchungen entgegen.

Durch die Möglichkeit, direkt und persönlich über Ihre Hotline zu buchen, bieten Sie Ihren Kunden einen großen Mehrwert und halten dabei Ihren eigenen Aufwand gering. Das lohnt sich! Für weitere Informationen sprechen Sie uns einfach an.

März 2014: Cronjobs

...die zuverlässigen Helferlein der Vermietsoftware

Die PHCOM-Vermietlösungen beinhalten standardmäßig auch Cronjobs. Diese erledigen ressourcensparend und zuverlässig im Hintergrund immer wiederkehrende Aufgaben, die sonst von Hand erledigt werden müssten. Ein allgemeines Beispiel dafür sind Backups und Archivaufgaben:

  • Carddav Kontakt Synchronisierung
  • Autoarchiv - Vorgänge als PDF im Archivordner abspeichern
  • Vermietarchiv
  • Vermietarchiv - Buchungen, die vor mehr als X Tagen beendet wurden, verschieben

Unsere Software bietet weitere Cronjobs für folgende Aufgaben an:

  • Vorgang abschließen (Setzt Vorgänge, für die das Rechnungsdatum und die Endkilometer vergeben wurden auf abgerechnet (ggf. mit Zahlung)
  • Regelmässige Rechnung - Erstellung
  • Personen ohne Buchung löschen
  • Auslastung und Umsatz Ressource pro Monat
  • Empfängerliste für Auslastung
  • Reservierungen löschen
  • Reservierungen ohne Ressource, die vor mehr als X Tagen ausliefen, löschen

Auch automatisch generierte Mails können per Cronjob versendet werden:

  • Nicht zurückgebrachte Ressourcen Mailing
  • Nicht zurückgebrachte Ressourcen Mailing - nur für Status Mietvertrag
  • Nicht abgeholte Buchungen Mailing
  • Neue Schäden mailen (Sendet neue Schäden per E-Mail an den Fuhrparkmanager)
  • Ressource Wartung per E-Mail senden
  • Benachrichtigung Kunde - vor Buchung
  • Benachrichtigung Kunde - nach Rückgabe
  • Auslastung per E-Mail an Empfängerliste senden

Die Cronjobs werden von Ihnen unter Verwaltung -> Globale Einstellung aktiviert oder deaktiviert. Gerne können von uns jederzeit weitere Cronjobs nach Ihren Bedürfnissen erstellt werden.

Februar 2014: Gruppenübergreifende Buchung im Frontend

Persönlich Buchen rund um die Uhr

Für jede Ressource kann während der Buchung ab sofort eine beliebige Anzahl weiterer Ressourcen hinzugefügt werden, es muss dafür keine neue Buchung gestartet werden.

Die Funktion "Freie Auswahl der Artikelanzahl im Internet-Frontend" wird in der Artikelverwaltung aktiviert.

Januar 2014: Belegungsplan mit optimierter farblicher Kennzeichnung

Farben, Status und Bedeutung im Zeitstrahl

Zur besseren Visualisierung, welche Ressource schon wieder zurück ist und ob noch zu klärende offene Posten sind, haben wir die farbliche Kennzeichnung im Zeitstrahl optimiert und vereinheitlicht:

Grün: frei im Zeitstrahl
Gelb: Reservierung: noch nicht abgeholt
Orange: Mietvertrag: das Fahrzeug wurde abgeholt und ist unterwegs
Blau: Zurück, Bezahlt oder Rechnungsstellung: Zahlbetrag 0,00 EUR
Rot: Zurück, Bezahlt oder Rechnungsstellung: noch offener Zahlbetrag oder Gutschrift

Wird mit dem Angebotsmodul gearbeitet kommt zusätzlich ein weiterer Status hinzu:
Weiß: Anfrage unverbindlich nicht bestätigt (dieses Modul muss gesondert eingerichtet werden)